Draaiboek [naam activiteit]
Praktische details
- (Corona)verantwoordelijke: [naam + achternaam]
- Contactgegevens:
- tel. nr.: [gsm-nummer]
- e-mail: [e-mail]
- Vereniging: ZeusWPI
- Type activiteit: Workshop | Lezing
- Locatie:
- Type: UGent terrein/gebouw | Publiek domein | Privaat domein
- Adres: [Lokaal of Aula X], Gebouw S9, Campus Sterre, Krijgslaan 281, 9000 Gent
- Tijd (verwacht begin en einduur): [startuur] - [einduur], [dag] [maand] [jaar]
- Aantal verwachte aanwezigen: [getal] bezoekers + [getal] crew
Beschrijving activiteit
Hier geef je een beknopte beschrijving van wat de activiteit inhoud.
Geldende protocollen
Speciale acties genomen om te voldoen aan de geldende protocollen zoals het evenement of horeca protocol.
Voor de activiteit
De acties ondernomen om de activiteit aan te kondigen. Bijvoorbeeld via mail, alleen intern, publiek op facebook, ...
Moeten mensen zich registreren?
Binnenkomen
Welke regels gelden er buiten zodat alles veilig en volgens de regels verloopt, geef telkens kort een uitleg op volgende 4 puntjes.
- Crowd control: buiten gebouw; Hoe wachten mensen buiten op de start van de activiteit?
- Crowd control: instroom; Hoe gaan mensen de evenementenlocatie binnen?
- Crowd control: naar zitplaats; Hoe gaan mensen naar hun juiste plaats om te zitten
- Hygiënemaatregelen; Moeten mensen hun hander ontsmetten? Moeten mensen hun mondmasker aanhouden?
Tijdens de activiteit
Standaard uitleg staat al ingevuld. Lees door en pas aan waar nodig.
-
Eten en drinken: Wordt dit aangeboden en zoja op welke manier?
-
Kassasysteem: Er wordt drank aangeboden die genomen kan worden uit de koelkast. Men moet handen ontsmetten voordat je de koelkast aanraakt. Verpakt eten kan genomen worden uit de kast. Een bezoeker kan hiervan iets nemen en contactloos betalen via onze app of website.
- Takeaway: Een verantwoordelijke wordt aangesteld om naar een takeaway restaurant te gaan om eten op te halen. De bezoekers geven (online, zonder contact) door wat ze zelf willen. Tijdens het evenement deelt de verantwoordelijke het eten uit aan de juiste bezoekers. Bezoekers betalen via een online systeem, waarbij geen contact nodig is.
Deelnemers ruimen zelf hun tafel op en gooien zelf hun afval weg op het einde van het evenement.
-
Verplaatsingen: Tijdens het evenement zijn er geen verplaatsingen nodig van de aanwezigen, behalve bij het binnenkomen of buitengaan.
-
Pauze: Er is geen expliciete pauze voorzien tijdens het evenement, maar bezoekers kunnen vrijwillig even naar buiten gaan. Hierbij wordt altijd aangewezen om het mondmasker eerst aan te doen als ze deze uit hebben mogen doen.
-
Ventilatie: De deuren en ramen worden opengezet, zodat er continue verluchting is. Indien dit niet mogelijk zou zijn (door bv. de weersomstandigheden), wordt er om het uur een 15 tot 30 minuten pauze ingelast.
Buiten gaan
Standaard uitleg staat al ingevuld. Lees door en pas aan waar nodig.
-
Crowd control: ontruimen zaal; Net zoals bij het binnenkomen verlaten de aanwezigen één per één het lokaal.
-
Crowd control: gebouw verlaten; In de gangen van het gebouw wordt er gevraagd niet te blijven hangen en geen groepen te vormen.
- Crowd control: buiten gebouw; Buiten wordt er gevraagd nogaltijd afstand te houden en geen grote groepen te vormen.
- Hygiënemaatregelen: Tijdens het evenement heeft iedereen enkel zijn eigen laptop of toetsenbord aangeraakt, dus een speciale ontsmetting procedure is niet nodig. Er is wel ontsmettingsgel aanwezig indien gewenst.
Achteraf
Standaard uitleg staat al ingevuld. Lees door en pas aan waar nodig.
- Zaal proper achterlaten: Op het einde ruimen de verantwoordelijken van de activiteit de rommel op die er nog zou liggen.
- Help, er is een corona geval!?: Aanwezigen en UGent verwittigen.
Motivatie/Opmerkingen
Standaard uitleg die niet activiteit specifiek gaat. Lees door en pas aan waar nodig.
ZeusWPI heeft leden die samen een kern van informatie zijn. Zo kan Zeus verschillende projecten realiseren en zelfs helpen bij andere verenigingen, evenementen en soms zelfs projecten voor studenten of UGent direct (denk bijvoorbeeld aan blokmap of Hydra). Naast deze projecten proberen we met lezingen en workshops leden nieuwe en interessante info bij te brengen.
Samenzitten is niet enkel om te werken aan deze projecten, maar ook noodzakelijk voor brainstormen, praten over nieuwigheden, nieuwe technologieën. Ook probeert Zeus zijn leden samen te brengen om de kennis zo te transferen, waardoor iedereen samen een betere informaticus wordt.