Budget aanvraag
Projectaanvraag Hydra door Zeus WPI
Wie is Zeus?
Zeus is de werkgroep informatica aan de UGent. Wij organiseren [lessenreeksen]{.underline} rond real-life IT-thema's, talks, en andere educatief verantwoorde activiteiten. Naast onze [in-house toepassingen]{.underline} verzorgen wij ook een aantal externe applicaties, zoals het [e-ticketing systeem]{.underline} van het FaculteitenKonvent, het [telsysteem]{.underline} (en andere IT) voor de 12Urenloop, en natuurlijk onze app voor de UGent student, Hydra.
Wat is Hydra?
[Hydra]{.underline} is het Zwitsers zakmes voor alles UGent gerelateerd; een Android- en iOS-app met onder andere volgende features: resto-menu, activiteitenoverzicht van studentenverenigingen, Minerva-agenda en notificaties, nieuwsoverzicht van officiële organen, Schamper-dailies, Urgent.fm, ... Met andere woorden, een must-have voor elke student.
Waarom Gentse Studentenraad?
Om jullie zelf te quoten: "De Gentse Studentenraad verdedigt jullie belangen binnen de universiteit". We zijn ervan overtuigd dat op de hoogte zijn van Hydra in het belang is van elke student. Hydra past dus heel mooi in de doelstellingen van de Gentse Studentenraad, en we rekenen op jullie hulp om de studentenpopulatie bekend te maken met Hydra.
De mond-op-mond reclame kan zeker de boost van een serieuze campagne gebruiken.
Doelgroep?
Elke UGent-student is deel van onze doelgroep, Hydra is dan ook helemaal gratis te gebruiken. We gebruiken geen externe sponsors, en er zijn dus geen externe belangen, alles wat we doen gebeurt via UGent organen en verenigingen. Op termijn hopen we dus een gebruikersaantal te bereiken dat dicht bij de 42.000 ligt.
Toekomstvisie Hydra
We dromen niet graag luidop, maar onze hoop is op termijn Hydra een gevestigde waarde te maken in het Gentse studentenmilieu, zowel als tool voor officiële platformen zoals Minerva, als kanaal om het gaan en laten extra-curriculaire te volgen. Dat betekent dat we ons gaan blijven inzetten op het ontwikkelprocess van Hydra, en meer gaan proberen samenwerken met DICT, Dienst Maaltijdvoorziening en andere interne UGent organen. Dat is dan ook het pad dat we dit jaar zijn aan het nemen, en graag voortzetten en uitbreiden met de voorgestelde promo-campagne.
Wat verwachten we van de Gentse Studentenraad in de toekomst
Hoe groter het gebruikersaantal van Hydra wordt, hoe beter Hydra in het plaatje van de Gentse Studentenraad zal passen: de ondersteuning van elke student. We hopen dan ook dat in de toekomst, we op de Gentse Studentenraad kunnen blijven rekenen om verdere vooruitgang te blijven garanderen, zowel qua materiële steun, maar ook om ons te helpen in onderhandeling naar de UGent toe.
Daarnaast zitten er in het budget van dit jaar enkele kosten die niet jaarlijks terugkomen, zoals de aankoop van hardware, alsook promomateriaal dat blijft meegaan zoals banners.
Budgetverklaringen
Ontwikkel- en demo-toestellen
Op dit moment wordt alle hardware voorzien door de ontwikkelaars zelf. Dat maakt het vaak moeilijk om te helpen als je niet over de juiste smartphone beschikt, zo kan je niet aan de iOS versie werken, als je persoonlijk een Android-gsm helpt. Daarbovenop is het tijdens vergaderingen (met bvb. UGent diensten) handig om de app ter plaatse te demonstreren, maar dan moet je opnieuw over de nodige hardware kunnen beschikken. Gemeenschappelijk ontwikkel- en demo-toestellen verhelpen dit probleem bijna volledig.
Buildserver
iOS-development is niet heel toegankelijk, naast een iPhone heb je ook een Mac nodig om je app gebruiksklaar te maken, tenzij je een externe toepassing gebruikt. Een buildserver opzetten zou ons toelaten dit process te centraliseren, en meer mensen de mogelijkheid geven om mee te werken, zonder dat ze daar eerst zelf hevig voor moeten investeren. Ook zouden we een server nodig hebben om enkele specifieke features in de volgende Hydra-versies te implementeren.
Promotiemateriaal (affiches, banners (A3), banners (nadar/heras), Facebook ads, flyers, gadgets)
Bij een promo-campagne hoort natuurlijk promomateriaal. Passief materiaal om op te hangen (affiches en banner), of middelen om meer actief promo te voeren (flyers, gadgets). Nadar- en heras-banners evenals Facebook ads vallen daar wat tussen, maar beiden laten ze ons toe een andere demografie te bereiken of onze aanwezigheid op publieke events meer uit te spelen (bvb SKO, 12urenloop, activiteiten studentenverenigingen, flyeren aan lessen,...).
Codenights, teambuilding & werving
Hydra wordt volledig gemaakt door vrijwilligers, die daarvoor geen compensatie krijgen, wat inherent is aan het concept vrijwilligerswerk uiteraard. Wij zouden echter graag onze appreciatie tonen voor het waardevolle werk dat ze leveren. Ook kan het aangenaam zijn de omstandigheden waarin ze nu werken, een beetje minder spartaans te maken. Het gros van het geleverde werk gebeurt nu op `codenights` in onze kelder, waarbij vrijwilligers de volle pot uit eigen zak betalen voor alle vormen van de eten en drinken.. We vinden het jammer dat we gelimiteerd zijn in de mate waarin we de ontwikkelaars van onze projecten kunnen steunen, er kruipt namelijk verschrikkelijk veel werk in. Werk dat ze makkelijk zouden kunnen bijdragen aan goed-betaalde parttime (studenten)jobs die in de IT-sector bijna om je oren worden geslagen.
Verder nog is het 'team' een belangrijk concept dat, mits een goede uitwerking, een drievoudig voordeel heeft, namelijk: in de basislijn versterk je het teamgevoel waar er op zich talloze voordelen aan verbonden zijn(betere communicatie, betere sfeer, etc...), ook toon je direct de appreciatie die er is voor het geleverde werk, en ten slotte breng je een beter imago naar buiten, wat de wervingsprocess verbeterd.
Iets concreter gesproken, zouden we op enkele Hydra-themed codenights het ontwikkelings- process wat meer ondersteunen in de vorm van korting op eten en drank, of door zelf een potje te koken. Wat het teamaspect betreft denken we op het eerste zicht aan T-shirts, die dan tegelijk ook dienst zouden doen als promo.