Bestuursvergadering 1

Datum: 5 juli 2020 Locatie: Bij Robbe thuis

Voorzitter: Maxime Vice: Sammy Penning: Pieter-Jan Project: Hannes en Arnhoudt Sysadmin: Francis en Jasper Leden: Arne, Robbe, Yasmine, Arthur

Verslag: Robbe

Agenda

Kelder

Mogelijke heropening

• We gaan elkaar lang niet meer zien, dus willen we nu afspreken wat er gaat gebeuren met de kelder
• De kelder gaat 13 juli normaal open, dit mag doorgecommuniceerd worden.
  • Van ons konvent hebben we nog niets gehoord, maar gelukkig zit Zeus overal en weten we het toch
• Er gaan wel regels opgelegd worden
• Een maximaal aantal mensen (ong 4)
  • Iedereen moet geregistreerd worden
  • We werken met een sheet waar er minstens een bestuurslid aanwezig moet zijn
  • Daarna kunnen Zeusleden reserveren om er bij te gaan
  • Slotmachien niet aan, enkel mensen met sleutel mogen binnen
  • Aantal moet nagevraagd worden
• Mondmaskers zijn niet per se nodig, ontsmetting en zo wel
  • Die dingen kunnen we gaan halen bij de vakgroep
• Eigenlijk enkel open voor de essentiele werking van de vereniging
• We gaan het proberen doorvoeren dat codenights "essentieel" zijn
• We gaan ook wel zorgen dat de juiste mensen akkoord zijn en geen zotte beslissingen gemaakt worden
• We zijn ook bezorgd dat Zeus verder stil gaat vallen als er ook deze zomer niets gedaan wordt aan de projecten
• Aangezien het bestuur een "voordeel" heeft op reservaties
  • We gaan de bestuursleden die er niet zitten "in functie" ook gelijk behandelen als de leden
• Google sheets gebruiken we liever niet
  • We hebben iets nodig dat ook iets gelijkaardig kan, wat op zich niet veel is
  • HackMD is een idee
• Voor we beginnen moeten we meer info hebben van de permanentie
  • Daarvoor kunnen we niets communiceren
  • Als we die hebben kunnen we beginnen opstellen
  • Arnhoudt wil hiervoor mailen
• Leslokalen reserveren is in pricipe mogelijk als er een bestuurslid aanwezig is
  • Dit is nog niet zeker, we moeten eerst weten wat mag van de permanentie

Bijkomende vragen

• Wat als we een race krijgen?
  • Limieten op hoe vaak/hoe snel mensen mogen reserveren
  • Voorrang aan mensen die aan projecten werken
  • Gaat voor een stuk handmatig moeten bij conflict
  • Jasper ziet het wel zitten om dat op te volgen
• Wat als er last minute iemand bij komt?
  • Mag niet want we moeten dat aan de permanentie doorgeven
  • We moeten hier strikt in zijn

Materiaal in de kelder

• Wat doen we met het materiaal van de kelder dat waarschijnlijk weg mag?
  • Eerst alles teruggeven aan de eigenaar
  • De rest weggeven (verkopen?)
  • Classificatie maken van dingen die van de UGent zijn en vragen wat we daarmee doen
  • Ook nog eens aan het bestuur laten passeren voor we dingen wegdoen of weggeven
  • Dan foto's doorgeven aan leden zodat mensen hun eigen dingen kunnen terugvragen
  • Pieter-Jan wil een inventaris en status bijhouden
  • Communiceren via mail etc en niet alleen Mattermost

Financiën

• Pieter-Jan en Timo moeten eens samen zitten om dingen over te dragen
  • Andere mensen zouden er ook bij kunnen zijn (Yasmine, Robbe, Jasper, Sammy, ...)
• De bankkaarten worden nu doorgegeven zodat Pieter-Jan en Maxime al dingen kunnen doen, zij het op Robbe en Timo hun naam

Sysadmin

• Massacantus wil een server
  • We kregen de vorige keer een bak bier en 50 euro
  • Francis is niets met bier, dus willen we ook Ice-Tea

Varia

• Sammy komt met het idee om icoontjes te gebruiken om mails te checken in Mattermost
  • Voor mails die nagelezen zijn
  • Voor mails die verstuurd zijn
• Mail van Dawyndt
  • Er gaat een reservatieding moeten zijn en de vraag was of Zeus daarbij betrokken wilde worden
  • Vooral de tijd gaat een probleem zijn, om dat voor het begin van het academiejaar af te krijgen is moeilijk
  • Daarnaast hebben we nu al moeite met onze eigen projecten in gang te houden
  • Integratie in Hydra is ook een optie
  • Het zou wel iets zijn dat we bij Zeus voor de kelder ook zouden kunnen gebruiken
  • We willen ook niet echt verantwoordelijkheid daarover
  • Niet afketsen, we zijn geinteresseerd maar de prioriteit nu ligt bij Zeus
  • Vraag ook om het open-source te maken, dan gaan er waarschijnlijk wel leden bijdragen
  • Arnhoudt gaat mailen
• Chatplatform voor Informatica
  • Verder bespreken volgende vergadering
  • Als het dringender blijkt kunnen we op mattermost beslissen
  • We hebben wel nood aan bescherming van dingen als plagiaat, overdreven dingen, ...
  • Wie krijgt moderatierechten?
  • Ze willen het van studenten laten komen, vandaar de vraag aan Zeus

Random niet-serieuze shit

• Massacantus
• In plaats van bier iemand die naar de massacantus kan gaan
  • Jasper vraagt hoeveel een ticket kost
  • Sammy zegt dat niet iedereen kan een ticket kopen, je moet gedoopt zijn ofzo en dan is het 18 euro
  • Stiekem is massacantus een Zeusproject in wording
  • Sammy en Jasper vonden het leuk volgend jaar
  • Wat vragen we daarvoor? Flynn zegt 500 euro maar ook dat de vergadering nog niet geopend is.
• Zeus is officieel gedaan nu lol, niemand was tegen :f:
  • We moeten een goed doel kiezen
  • Flynn stelt zijn spaarrekening voor, wordt niet tegengestemd.
  • De boot is ook een optie
• Flynn kan tellen want 5 + 8 = 13
• Zeus BBQ bij Flynn in augustus (?)
• Flynn breekt de lamp in de veranda van Robbe af
• Flynn dreigt Francis door het raam te gooien
• Iedereen moet nog eens vechten met Flynn voor stemrecht
  • Sammy gaat Flynn uit de boot in het water YEETen
• We gaan onze mails outsourcen aan de zus van Flynn die ze deftig maakt voor 1 euro
  • Automatic mail writer is ook een optie met NLP en AI en BLOCKCHAIN en al
• Flynn kan goed een vergadering leiden

---

Laatst geüpdatet: August 19, 2021