Summary
Een korte beschrijving van wat het event is, wat er gebeurt, hoe het verloopt, m.a.w. een conceptuele uitleg.
Example: De Vlaamse Programmeerwedstrijd is een een competitie gehost door externen die jaarlijks op een andere locatie doorgaat, er zijn competities voor middelbare scholieren helemaal tot masters en afgestudeerden. Wij regelen vervoer (met de bus) richting de wedstrijd.
Tasklist
Een algemene step-by-step opsomming van alle uit te voeren taken, zonder in veel detail te treden.
Example:
-
D*e betaling van het busvervoer regelen met de faculteit > Wetenschappen of ELIS (wisselt jaarlijks).*
-
De bus reserveren
-
Inschrijvingsformulier/gandalf event maken
-
Promo voeren
-
Mail naar Cicero/Dawyndt/hogeschool/leden
-
Facebookpost
-
-
Inschrijvingen afdrukken voor controle
-
Zien dat er genoeg bestuur mee is
Specifieke taken
Een verklaring en verduidelijking van enkele specifieke taken waarvan de de werkwijze niet direct voor de hand ligt. Best wordt in detail uitgelegd wat er concreet verwacht wordt, en worden pointers gegeven naar gebruikte resources zoals mail-adressen, sites, bedrijven, oude mails, etc...
Event verloop
Een beschrijving van hoe dit event standaard verloopt, met betrekking tot de acties die ondernomen moeten door de organisators. De focus hier is de te ondernemen taken situeren in het tijdsverloop van het event.
Opmerkingen editie X
Opmerking voor een specifieke editie die als feedback gebruikt kunnen worden. Onder andere te tegengekomen problemen vinden hier een plaats, alsook de zaken die succes hadden, of alles dat niet verliep zoals verwacht.
Suggesties editie X+1
De verbetering die kunnen gebeuren aan het event, zodat de volgende editie minstens even goed verloopt. Dit is kan ook persoonlijke inbreng zijn in verband met de richting in dewelke dit event zou moeten pivoteren.
Resources
Een collectie middelen die relevant zullen zijn voor volgende edities, en/of als begeleiding kunnen fungeren. Voorbeelden zijn:
-
Mail-adressen
-
Mails
-
Promotiemateriaal (flyers, posters, etc...)
-
Facebook- en gandalf-events
-
Bestelformulier
-
Planning-documenten
-
Namen
-
Locaties
-
Bedrijven
-
Sites
-
etc...