Ga naar inhoud

Summary

De Vlaamse Programmeerwedstrijd is een een competitie gehost door externen die jaarlijks op een andere locatie doorgaat, er zijn competities voor middelbare scholieren helemaal tot masters en afgestudeerden. Wij regelen vervoer (met de bus) richting de wedstrijd.

Tasklist

  • D*e betaling van het busvervoer regelen met de TWIST of ELIS > (wisselt jaarlijks).*

  • De bus reserveren

  • Inschrijvingsformulier/gandalf event maken

  • Promo voeren

    • Mail naar Cicero/Dawyndt/hogeschool/leden

    • Facebookpost

    • Ledenmail

  • Inschrijvingen afdrukken voor controle

  • Zien dat er genoeg bestuur/zeusleden mee is

Specifieke taken

Busvervoer wordt afwisselend betaald door de vakgroepen TWIST (VPW in even jaar, contact: [https://www.ugent.be/we/twist/nl/contact/@\@departments?ugentid=WE02]{.underline}) en ELIS (VPW in oneven jaar, contact: [https://www.elis.ugent.be/nl/node/3769]{.underline}). Bijvoorbeeld de bus in maart 2018 wordt liefst betaald door TWIST.

Zeus regelt wel nog altijd de bus (factuur wordt doorgestuurd).

December

Als de website geupdate is (plaats & datum van de VPW zijn beschikbaar, ook wanneer inschrijvingen gaan openen).

  • Mail sturen naar vakgroepvoorzitter ELIS of TWIST (zie hierboven) om > te vragen of zij dit jaar bereid zijn de bus te betalen.

    • Indien ja: mailen naar busmaatschappij.

  • Inschrijvingsformulier maken voor de bus > ([http://events.fkgent.be]{.underline} > of [http://events.ugent.be]{.underline})

    • Email, naam, GSM-nummer (voor moment zelf)

    • Vragen om een kwartier voor vertrek aanwezig te zijn.

    • Voorbeeld:

Januari

Wanneer de inschrijvingen (van de VPW zelf) open zijn:

  • Ledenmail sturen om mensen op te trommelen

  • Bestuur porren om zich in te schrijven

  • Nog eens herinneren aan de bus

  • Promo voeren

    • Mailen naar Peter Dawyndt/Cicero/... om te vragen de info te > verspreiden

    • Mail sturen naar HoGent toegepaste informatica > ([Angeline.VanAchter\@hogent.be]{.underline}) > dat wij terug een bus hebben geregeld en dat zij mee mogen.

Maart

Voor de VWP zelf

  • Herinneringsmail (week op voorhand) naar de passagiers sturen, > vragen om vroeg aanwezig te zijn. Duidelijk uur + plaats > vermelden.

  • Passagierslijst afdrukken, mét telefoonnummer (iemand bellen indien > te laat)/

Event verloop

Opmerkingen editie X

Opmerking voor een specifieke editie die als feedback gebruikt kunnen worden. Onder andere te tegengekomen problemen vinden hier een plaats, alsook de zaken die succes hadden, of alles dat niet verliep zoals verwacht.

Suggesties editie X+1

*De verbetering die kunnen gebeuren aan het event, zodat de volgende editie minstens even goed verloopt. Dit is kan ook persoonlijke inbreng zijn in verband met de richting in dewelke dit event zou moeten pivoteren. *

Resources

Een collectie middelen die relevant zullen zijn voor volgende edities, en/of als begeleiding kunnen fungeren. Voorbeelden zijn:

  • Mail-adressen

  • Mails

  • Promotiemateriaal (flyers, posters, etc...)

  • Facebook- en gandalf-events

  • Bestelformulier

  • Planning-documenten

  • Namen

  • Locaties

  • Bedrijven

  • Sites

  • etc...

Laatst geüpdatet: October 10, 2021